Bij een Belgisch bedrijf in de verlichtingsindustrie was de afdeling noodverlichting tot de conclusie gekomen dat de folder structuur op hun fileshare server te complex was geworden. Hierdoor was het nagenoeg onmogelijk geworden om snel en efficient documentatie op te slaan of terug te vinden. E-motion heeft bij deze klant aan de hand van een workshop deze problematiek gedetailleerd in kaart gebracht. Nadat we een rapport gepresenteerd hebben met de mogelijke oplossingen is er gekozen voor een DMS oplossing op het SharePoint Foundation platform.

We hebben dan ook succesvol een intranet geïmplementeerd dat beantwoord aan hun huidige werking van het document life cycle proces. Het systeem dat we geïntroduceert hebben maakt gebruik van inhoudstypes met relevante metadatavelden om zo een structuur in hun DMS systeem te brengen. Door gebruik te maken van een goedkeurings workflow worden de documenten nu eerst door een manager gerevieuw alvorens ze aan andere afdelingen beschikbaar te stellen. Verder wordt er nu gebruik gemaakt van versie controle om de verschillende versies van documenten makkelijker te beheren.

Na de implementatie van het intranet, heeft E-motion de training verzorgd van zowel de functioneel beheerders als de key-users.